也谈远程办公

“哇塞,这简直太赞了!”

当我和来参加面试的小伙子说起我们的远程办公制度时,他的惊喜之情简直溢于言表。

是的,也许只有少数的公司会像我们这样如此“放得开”,允许员工选择在家里、餐厅、咖啡馆甚至任何TA喜欢的场所工作,只要TA确保沟通无阻即可。

我不得不庆幸我们生活在当今这个时代,可以享受优秀科学前辈们的成果和贡献,众多功能强大而又小巧灵活的通讯和办公工具让足不出户工作成为可能;我也感谢我们选择的这个行业:互联网、数码设计和程序开发,让脑力劳动创造的价值可以产生于虚拟的世界之中。——显然,依赖自然或物理资源和大型器械生产的人是没有办法远程办公的。

办公室≠公司

就像房子不等于家,办公室也不等于公司;分散在各个地方的一家人仍然是一家人,分散在各个地方的工作者仍然可以组成公司。在英语里,“公司”和“伙伴”是同一个单词(company),一些人在一起协同工作就是公司;而“办公室”(office)则只有一个含义,即工作的场所。只要工作场所不影响协同工作的性质,公司就是成立的。因此我在本文通篇都非常谨慎地区分“办公室”和“公司”这两个名词,并且特别地避免使用办公室来指代公司。

协同工作的核心是沟通和协作。在通讯技术发达的今天,在使用信息化办公的行业当中,这两点大部分都无需面对面就能实现。虽然很多管理者对远程办公颇有微词,但其实他们已经在很大程度上开始远程办公了。电子邮件、电话会议、企业即时消息、电子文档共享,广义上说都属于远程办公的范畴。只是他们还不忍彻底放弃朝九晚五的作息规律,强求工作必需在办公室里开展。但是这些真的是必要的吗?可能很多人并没有认真地去思考过这个问题。一个极具讽刺意味的现象是,我们每天忍受着早晚交通高峰的拥挤,花费数小时的时间在无聊的上下班途中,却仍然和坐在自己对面的同事用微信和电子邮件讨论工作

远程办公:不需要理由

作为我们公司远程办公的主要推行者之一,我经常跟大家重复地说一句话:远程办公不是请假。当然,远程办公也不是偷懒,更不需要有任何负罪感。请假需要理由,但远程办公不需要

如果你有类似于以下的情况之一时,应该选择请假或休假,而不是远程办公:

  • 我今天身体不太舒服;
  • 我有些私人事情要处理;
  • 我今天想放松一下;
  • 我想出去游玩几天;
  • ……

如果一定要为远程办公寻找理由的话,可以考虑以下这些选项:

  • 我可以把用于上下班路上的时间节省下来工作或休息;
  • 早晚高峰时拥挤的地铁让我心情沮丧;
  • 我在家里或咖啡馆工作更加高效;
  • 办公室里经常播放我不喜欢的音乐,影响我工作;
  • 我家比办公室更安静,周围环境更好,从而让我可以更好地工作;
  • 那间咖啡屋的布局和陈设总是给我很多设计灵感;
  • 我家的网速比办公室的快多了;
  • 办公室附近没有我喜欢吃的午餐,以致下午肚子太饿而无法正常工作;
  • 我不需要担心宝宝无人照看而让工作分心;
  • 我早晚接送孩子上下学时更节省时间;
  • ……

还有更多理由可以去发掘,但中心意思显而易见:远程办公,重点是在办公,而不是远程。不需要为远程办公寻找借口,也不需要为了远程而远程,一句话,只要你是以工作为出发点,其他任何东西都不重要。

远程办公:是福利,更是技能

提起远程办公,一般人会觉得这是一项福利。没错,住处离办公室太远,刚刚当上父母宝宝还小,甚至只是想多吃几顿妈妈做的饭菜或是多睡一会儿懒觉的人,都渴望公司能够提供远程办公这样的便利。

但是如果把远程办公仅仅看作一项福利,会容易产生一种误解:远程办公很轻松,付出更少。事实恰恰相反,远程办公需要的是更多的智慧。远程办公是一项需要认真学习的技能

沟通方式:平衡信息量、快捷程度、送达率和可查阅性

远程办公的沟通方式有视频、电话、即时消息和电子邮件等等。视频沟通堪比面对面,传递的信息量最多,不仅有声音语言,还有语气语调、画面、表情和肢体动作等。视频沟通也很快捷,只是不适用于所有场合。电话沟通一样快捷,但只有声音和语气语调,信息量次之。这两种方式的送达率较低,你说十句话,准确无误地传达到对方耳朵里的能超过一半就算很不错了。从可查阅性方面看,这两种方式几乎为零,除非录音录像(实际中很少这么做),开过的视频和打过的电话几乎是无迹可循的,所以视频和电话沟通时最好做笔记。

即时消息的优点是快捷、送达率高、可查阅,但是信息量稍显不足,如果配合语音、图片和表情图标,则可以部分弥补这一缺陷,因此目前使用的较为普遍。

电子邮件是一种古老却仍未过时的沟通方式。电子邮件的信息送达率和可查阅性高,配合图片等多媒体,信息量也能满足,缺点是不够快捷。

实际中,可以根据不同工作性质的需求将几种沟通方式综合起来使用。值得一提的是,远程办公时通常大家的工作节奏并不一致,所以确保沟通的信息可查阅是非常重要的

锤炼你的语言和文字

不管是哪种沟通,语言文字的表达能力都是非常重要的,而远程办公时由于有客观的隔阂存在,因此对语言文字的表达能力要求更高。词不达意不仅仅起不到预期的沟通效果,甚至会适得其反,产生误会和矛盾。打电话时看不到表情,写文字时听不见声音和语气,唯有不断地锤炼你的语言和文字,才能让这些信息在话语和字里行间里透出来

快速响应,给同事以安全感

在感受不到所有同事都在身边的环境下工作,很容易丧失安全感。你会担心,当你需要某个人的协助时,能不能马上找到TA。因此,快速响应同事的请求显得尤为重要。当你收到一条工作请求时,不管能不能马上完成,都记得要给对方一个“秒回”,让TA时刻感受到你的存在

克服惰性,耐住寂寞

独自工作时缺乏约束和氛围,很容易丧失积极性,久而久之就会产生懈怠,甚至一发不可收拾。对于远程办公的新手尤其如此。在我看来,这是远程办公的头号敌人。尽量把这种惰性扼杀在萌芽状态,情况恶劣时需要马上停止远程办公,恢复上下班作息。

还有一个技巧是,即使是远程办公,也不要穿得过于居家和休闲,同时要尽量划清工作空间和生活空间的界限,不要让居家氛围侵染到你的工作

远程会议使用视频

在本周的公司例会上,我给大家分享过一个视频短片。片子用夸张的手法模拟电话会议在真实世界的情景,让人捧腹,同时也暴露出电话会议的诸多弊端。这不由得让我反思我们的远程办公模式。我觉得远程开会应该尽量使用视频而不是电话或语音。大大方方地展示出你的面部表情和肢体语言会让你显得更亲切,让沟通更愉悦和顺畅。如果你觉得你的样子不够得体,那么你应该反思你是否真正进入了工作状态,而不是把自己藏起来

不要让办公室空无一人

如果人人都远程办公,那么办公室就会陷入空无一人的尴尬境地。实际情况是,我们甚至没有专职的前台接待员。我们是使用大家轮流值班的“办公室主任”制度来解决这个问题的。我在我的上一篇文章中借助Slack的接口开发对此有较为详细的论述。

不时聚一聚

即便是很好的朋友,经常不见面不通电话感情都会疏远,更不要说同事之间了。所以对于远程办公化程度很高的公司,同事之间不时聚一聚,一起开展一些符合大家兴趣爱好的线下集体活动,如聚餐或文体活动等,是非常有必要的。集体活动既是公司福利又能培养团队感情,一举两得。

长距离远程办公

上面所讨论的远程办公还只是适用于较短的距离,最多不超过一个城市的范围。当远程办公的空间距离拉大到一定程度,会出现两个新的现象:长时间远程办公跨时区远程办公。这是两种全新的挑战,而且我们也都正在经历,这方面的经验我们一直在探索和学习之中。

当距离拉大到城市之间时,就会因为出行成本的增加而需要长时间远程办公,时间短则几天或几周,长则甚至几个月。这首先需要的是信念和坚持:要始终相信我和大家是一个公司的成员,我们是合作紧密的团队;独处时更需要耐得住寂寞;惰性来到时需要更大的毅力去克服。这些都是对远程办公者的挑战。

当距离拉大到不同时区之间时,又一个新的状况出现了:时差问题。这是一个较为难克服的状况,唯有大家彼此迁就,多多协商,增加工作时间的重合度。另外,在自己的计时工具上设置好世界时钟,可以时刻清楚掌握位于另一个时区的同事当前是在什么时间。

我们的联合创始人之一,Stephen,是我们第一个长距离远程办公的实践者。Stephen在纽约和家人一起,大约每个季度来一次我们的上海办公室,他的英文博客文章:How I work as a remote worker 也发表在我们的网站上,推荐大家阅读。